SOCORRO! VAMOS SER AUDITADOS!

Prof.A.Marins

Sempre me questionei sobre o “medo” ou “pavor” das pessoas ao serem auditadas. Concordo que ninguém gosta e ser fiscalizado, mas sentir “medo”? Por mais que se diz que o que será auditado será o processo e não ele, não adianta: a pessoa se sente insegura e fica receosa quando chega o auditor.

Por mais que tento dizer para as pessoas que sou consultor e estou ali para ajudar a empresa, sinto que sou visto com rejeição. Isto também acontece mesmo quando a auditoria é interna e feita por um colega. Como diz um parceiro meu: “não te espetam com agulhas por que não têm um bonequinho de vudu!”

Reconheço que alguns auditores faziam do medo a sua autoafirmação; os conhecidos como “caçadores de bruxas”. Lamentavelmente ainda existirem alguns “profissionais” que preferem usar o medo para se sentirem importantes, do que realizarem o seu real trabalho. Felizmente, está pratica já não é muito praticada em nosso país.

Como escreve Lawrence B.Sawyer, em seu livro Modern Internal Auditing:

What’s it all about? The Grandfather’s Dialogue:

Alguns auditores têm a noção clara de como as pessoas são importantes para a realização do seu trabalho; outros podem sair dando pontapés e assustá-las. Mesmo conseguindo superar essa postura, alguns auditores não sabem como lidar com pessoas. Existem auditores internos muito bem intencionados, mas poucos são os que conhecem a arte de conquistar pessoas que possam ajudá-los em seu trabalho.

Existe um provérbio índio que diz: “Não julgues um homem até que tenhas calçado por um dia seus mocassins”.

Isso significa que você deveria tentar pôr-se no lugar do outro para que possa realmente entendê-lo ou tenha o direito de criticá-lo.

Se o auditor não atuar dessa maneira cometerá dois erros fatais: primeiro, ele fará com que as pessoas questionem seus posicionamentos com o argumento de que ele nunca passou por isso para compreender porque as pessoas erraram. Segundo, ele não conseguirá que os erros detectados sejam corrigidos.

A palavra mais correta para definirmos a postura das pessoas é DEFESA. Todos estarão na defesa com o auditor, ou seja, tentando se proteger. Neste caso, proteção contra o auditor.

O auditor nesse momento representa uma ameaça. Eles o veem como alguém que descobrirá seus erros, podendo até expô-los ao ridículo, relatando aos seus superiores. Elas ficam ansiosas para conferir, ao término do trabalho de auditoria, se alguma tarefa sob sua responsabilidade consta do relatório.

É só lembrarmos-nos de quando éramos crianças e aprontávamos alguma bagunça e nossa mãe ameaçava-nos com a seguinte frase: “Vou contar para o seu Pai”. Essa é mais ou menos a visão que o auditado tem do auditor. Ele está em constante ameaça: “Vou contar para o seu superior”.

Outro problema é a postura do auditor frente aos achados de auditoria. Alguns auditores quando encontram ou ouvem sobre alguma coisa que está sendo executada de modo errado, o fazem de forma a tornar público e expor os envolvidos ao ridículo. É preciso que eles entendam que estão tratando com pessoas e, desde de que elas não façam as coisas de má-fé, é importante orientá-las e não ridicularizá-las por suas falhas.

Outro erro é a questão da relevância. Muitas vezes detectamos pequenos erros e fazemos grande alarde sobre eles. Também erramos quando tentamos mostrar para as pessoas que somos mais inteligentes do que elas, usando nosso conhecimento para que se sintam estúpidas.

Os auditores internos devem levar em conta os problemas que as pessoas enfrentam no seu trabalho, pois se não o fizerem as pessoas não darão crédito ao seu trabalho.

Algumas regras são fundamentais para tentar minimizar ao máximo o efeito do medo nos trabalhos de auditoria:

1.  Antes de entrar no local onde realizará a auditoria, ligue para o responsável. Através de uma conversa amigável, procure informar sobre sua chegada e assegure que procurará interferir o mínimo possível na rotina diária dele. Procure deixá-lo à vontade, pois se você de saída deixá-lo apreensivo, todas as outras pessoas que trabalham com ele também ficarão.

2.   No seu primeiro dia no local da auditoria, procure ser agradável com todos, desde o administrador até o funcionário menos graduado. Passe a seguinte mensagem: “Eu sou um convidado na casa de vocês.” Essa tem que ser a sua atitude durante toda a auditoria.

3.   Sempre que se dirigir às pessoas com perguntas ou pedidos de explicações seja amigável e respeitoso, seja ele o administrador ou o menos graduado. A confiança não se conquista imediatamente, ela vai sendo construída durante o trabalho.

4.  Existem maneiras de agir frente aos erros encontrados. Ache alguma coisa errada e vá diretamente ao gerente sem falar com a pessoa que cometeu o erro e você estará jogando todo o seu trabalho na lata do lixo.

5.  Procure passar para as pessoas envolvidas que você está analisando todo o sistema e não apenas erros individuais. Os erros só são importantes se eles estiverem inseridos no contexto total do sistema.

6.   Não fale apenas das coisas erradas que você encontrou, fale também das coisas boas, pois é impossível que não existam virtudes nos ambientes que você está auditando.

7.   Outro erro que o auditor comete é achar que as pessoas só gostam de ouvir coisas boas. Pode parecer estranho, mas eu explico. Isto ocorre quando você termina um trabalho de auditoria e não encontra nada, ou apresenta falhas irrelevantes, quando todos sabem que existem falhas interferindo em seu trabalho e que não foram detectadas pelo auditor. É a mesma coisa que você receber um prêmio ou elogio por uma tarefa ridícula que você cumpriu com extrema facilidade.

Pense nisto e tenha uma ótima semana.

Fonte: Curso – Auditoria Interna Operacional, de Ibraim Lisboa (autor do curso Formação de Auditores Internos, Auditoria Interna Operacional entre outros)