DESENVOLVENDO UM BOM “PLANO B”

Muitas vezes há uma baixa probabilidade de ocorrer uma crise, por isso as pessoas geralmente não veem o planejamento de contingência como uma atividade urgente. Infelizmente, isso pode significar ele ficar na parte inferior de suas listas de tarefas como uma tarefa que nunca será executada.

Mas e se o seu principal fornecedor de repente for à falência? Ou toda a força de vendas recebe intoxicação alimentar na conferência anual de vendas? Ou o seu funcionário da folha de pagamento liga no dia da folha de pagamento?

Essas coisas podem causar confusão e desordem se você não tiver preparado adequadamente para elas. O planejamento de contingência é uma parte fundamental dessa preparação.

Como você pode ver, o planejamento de contingência não é apenas sobre grandes desastres. Em menor escala, trata-se de se preparar para eventos como a perda de dados, pessoas, clientes e fornecedores, além de outras incógnitas disruptivas. É por isso que é importante tornar o planejamento de contingência uma parte normal da maneira como o seu negócio funciona.

Avaliação de risco

A necessidade de elaborar planos de contingência surge de uma análise minuciosa dos riscos que a sua organização enfrenta. Também é útil pensar em projetos novos e em andamento: o que acontece quando o "Plano A" não acontece como esperado? Às vezes, o plano A significa simplesmente "negócios como de costume". Outras vezes, com planos de gerenciamento de risco mais sofisticados, o Plano A é sua primeira resposta para lidar com um risco identificado - e quando o Plano A não funciona, você usa seu plano de contingência.

Use estes princípios em seu processo de avaliação de risco:

• Aborde todas as operações críticas para os negócios - Um bom plano identifica todas as funções críticas do negócio e descreve formas de minimizar as perdas.
• Identificar riscos - Para cada uma dessas funções, realize uma análise de risco para identificar os vários riscos que seu negócio pode enfrentar. O que tem o potencial de prejudicar ou prejudicar significativamente seus negócios?
• O resultado final de uma análise de risco geralmente é uma lista enorme de ameaças em potencial: se você tentar produzir um plano de contingência para cada uma delas, poderá ficar sobrecarregado. É por isso que você deve priorizar.
• Priorizando riscos - Um dos maiores desafios do planejamento de contingência é garantir que você não planeje demais. Você precisa de um equilíbrio cuidadoso entre a preparação excessiva de algo que talvez nunca aconteça e a preparação adequada, para que você possa responder rápida e efetivamente a uma situação de crise, quando ela ocorrer.
• Gráficos de Impacto / Probabilidade de Risco ajudá-lo a encontrar esse equilíbrio. Com estes, você analisa o impacto de cada risco e estima a probabilidade de ocorrer. Você pode então ver quais riscos exigem a despesa e o esforço de mitigação de risco. Os processos de negócios essenciais para a sobrevivência a longo prazo - como a manutenção do fluxo de caixa, o suporte da equipe e a participação de mercado - geralmente estão no topo da lista.

Observe que o planejamento de contingência não é a única ação que surge como resultado da análise de risco - você pode gerenciar riscos usando os ativos existentes com mais eficiência ou investindo em novos recursos ou serviços que ajudam a gerenciá-los (como seguros). Além disso, se é improvável que um risco se materialize você pode decidir não fazer nada a respeito e administrar em torno dele se a situação surgir.

Desenvolvendo o Plano

Lembre-se destas diretrizes quando for o momento de preparar seu plano de contingência:

• Seu principal objetivo é manter as operações comerciais - Observe atentamente o que você precisa fazer para fornecer um nível mínimo de serviço e funcionalidade.
• Definir períodos de tempo - O que deve ser feito durante a primeira hora do plano que está sendo implementado? O primeiro dia? A primeira semana? Se você observar o plano dessa maneira, é menos provável que você deixe de fora detalhes importantes.
• Identifique o gatilho - O que, especificamente, fará com que você implemente o plano de contingência? Decida quais ações você tomará e quando. Determine quem está no comando em cada etapa e que tipo de processo de denúncia eles devem seguir.
• Mantenha o plano simples - Você não sabe quem lerá e implementará o plano quando for necessário, portanto, use uma linguagem clara e clara.
• Considere as restrições de recursos relacionadas - Sua organização poderá funcionar da mesma maneira se você tiver que implementar o Plano B ou o Plano B necessariamente reduzirá os recursos?
• Identifique as necessidades de todos - faça com que as pessoas em toda a empresa identifiquem o que devem ter, no mínimo, para continuar as operações.
• Definir 'sucesso' - O que você precisa fazer para retornar ao 'business as usual'?
• Inclua planos de contingência em procedimentos operacionais padrão - Certifique-se de fornecer treinamento inicial sobre o plano e mantenha todos atualizados sobre as mudanças.
• Gerencie seus riscos - Procure oportunidades para reduzir riscos, sempre que possível. Isso pode ajudá-lo a reduzir ou mesmo eliminar a necessidade de planos de contingência completos em determinadas áreas.
• Identifique ineficiências operacionais - Forneça um padrão para documentar seu processo de planejamento e encontre oportunidades de melhoria de desempenho. 

Mantendo o Plano

Depois de preparar o plano de contingência, você precisa fazer várias coisas para mantê-lo prático e relevante - não basta criar um documento e arquivá-lo. Conforme sua empresa muda, você precisará revisar e atualizar esses planos de acordo.

Aqui estão alguns passos importantes no processo de manutenção do plano de contingência:

• Comunique o plano a todos na organização.
• Informar as pessoas sobre seus papéis e responsabilidades relacionadas ao plano.
• Forneça treinamento necessário para que as pessoas cumpram esses papéis e responsabilidades.
• Realize simulações de desastres onde for prático.
• Avalie os resultados de treinamento e exercícios e faça as alterações necessárias.
• Revise o plano regularmente, especialmente se houver mudanças tecnológicas, operacionais e de pessoal relevantes.
• Distribua os planos revisados ​​em toda a empresa e certifique-se de que o plano antigo seja descartado.
• Mantenha cópias do plano fora do local e em um local onde elas possam ser acessadas rapidamente quando necessário.

Auditoria do plano periodicamente:

Reavalie os riscos para o negócio.

Analise os esforços para controlar o risco comparando o desempenho real com os níveis de desempenho descritos no plano de contingência.

Recomende a fazer alterações, se necessário.

Conclusão

O planejamento de contingência é ignorado em muitas empresas. As operações do dia-a-dia são exigentes e a probabilidade de uma interrupção significativa nos negócios é pequena, por isso é difícil ter tempo para preparar um bom plano.

No entanto, se você for proativo a curto prazo, ajudará a garantir uma recuperação mais rápida e eficaz de um revés operacional a longo prazo, e poderá salvar sua organização contra falhas, caso os riscos se materializem.

O planejamento de contingência requer um investimento de tempo e recursos, mas se você não conseguir fazê-lo - ou se fizer mal - os custos poderão ser significativos se ocorrer um desastre.

Pense nisto e tenha uma ótima semana!

Fonte: Equipe de Conteúdo do Mind Tools - /www.mindtools.com